Hromadnú korešpondenciu využívame pri zasielaní toho istého
listu, pozvánky alebo iného dokumentu viacerým osobám. Ako na to?
List, pozvánku alebo iný
dokument vytvoríme v programe MS WORD a necháme voľné miesto, kde
budeme vkladať meno, priezvisko, bydlisko, alebo iné potrebné údaje
z databázy, ktorú si vieme vytvoriť aj v programe MS WORD.
Vytvorenie databázy pre hromadnú korešpondenciu
- Prejdeme na kartu Korešpondencia, na páse nástrojov v
skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu si vyberieme nástroj Vybrať
príjemcov.
- Ak nemáme zoznam, vyberieme si Napísať nový zoznam.
- Otvorí
sa nám okno v ktorom máme široký výber polí databázy.
- Ak si chceme upraviť
túto štruktúru polí zvolíme si tlačidlo Prispôsobiť stĺpce, ktoré sa
nachádza dole v okne.
- Otvorí sa nám okno s názvami polí. Polia, ktoré
nepotrebujeme postupne po jednom odstránime.
- Ak chceme pole pridať stlačíme
tlačidlo Pridať a zadáme názov poľa.
- Nakoniec klikneme na OK a zadáme celý prvý záznam pre prvú osobu.
- Potom klikneme na tlačidlo Nová
položka a zadáme ďalší záznam.
- Keď zadáme všetky záznamy, klikneme
na OK a otvorí sa nám okno na uloženie databázy, ktorá sa ukladá do Zdroje
údajov. Zadáme názov súboru a ak chceme zmeniť miesto uloženia, tak si
môžeme vybrať kam to uložíme.
Úpravy databázy pre hromadnú korešpondenciu
- Ak chceme upraviť,
alebo doplniť či odstrániť záznam z databázy na karte Korešpondencia,
na páse nástrojov v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu si vyberieme
nástroj Upraviť zoznam príjemcov.
- Otvorí sa okno, v ktorom si dole v Zdroji údajov
vyberieme našu databázu klikneme na Upraviť.
- Otvorí sa naša databáza, v ktorej
zvolíme zmenu, ktorú potrebujeme a klikneme na OK.
- Otvorí sa okno s otázkou, či chceme databázu aktualizovať a uložiť zmeny. Po
potvrdení máme uloženú zmenu v databáze.
Využitie už pripravenej databázy
- Ak máme databázu
vytvorenú mimo programu MS WORD, alebo ju máme dávnejšie vytvorenú
v programe MS WORD, potom ju otvoríme tak, že prejdeme na kartu Korešpondencia,
na páse nástrojov v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu si klikneme na nástroj Vybrať príjemcov.
- Klikneme na nástroj Použiť existujúci zoznam.
- Zobrazí sa okno pre vyhľadávanie súboru.
- Nájdeme príslušný adresár a súbor a klikneme na súbor.
- Potom klikneme na Otvoriť.
- Databáza je pripravená
na použitie v napísanom dokumente.
- Nastavíme sa kurzorom na miesto, kde
chceme vložiť údaje z databázy a na karte Korešpondencia, na
páse nástrojov v skupine Zapísať a vložiť polia si vyberieme
nástroj Vložiť zlučovacie pole.
- Vyberáme
tie polia, ktoré chceme mať v dokumente. Medzi polia vkladáme medzeru.
- Napr. pole Rodné meno a Priezvisko idú na jeden riadok, Mesto, Okres, PSČ na nový riadok pod.
Pohľad na výsledok
- Ak chceme vidieť
údaje z databázy na karte Korešpondencia, na páse nástrojov
v skupine Ukážka výsledkov si vyberieme nástroj Ukážka výsledkov.
- Jednotlivé záznamy môžeme listovať šípkami,
ktoré sa nachádzajú na karte Korešpondencia, na páse nástrojov v
skupine Ukážka výsledkov.
- Šípkami
so zarážkami prechádzame na prvý a posledný záznam databázy.
Príprava k tlači
- Ak chceme mať všetky
pozvánky alebo listy so všetkými osobami z databázy v jednom
dokumente pripravené k tlači zvolíme na karte Korešpondencia,
na páse nástrojov v skupine Dokončiť položku Dokončiť & zlúčiť.
- Vyberieme si položku Upraviť jednotlivé dokumenty.
- Otvorí sa okno, v ktorom vyberieme Všetky a klikneme na OK.
- Pri použití
hromadnej korešpondencie na vytvorenie štítkov alebo obálok musíme si nastaviť
na začiatku na karte Korešpondencia, na páse nástrojov v skupine Spustiť
hromadnú korešpondenciu nástroj Spustiť
hromadnú korešpondenciu – Štítky alebo Obálky.
