Pri väčších alebo dôležitejších dokumentoch sa na ich príprave podieľa viac osôb. Jeden je zvyčajne správcom dokumentu - je zodpovedný za jeho prípravu. Ďalšie osoby sú prispievatelia, recenzenti alebo oponenti.

Správca dokumentu potrebuje vedieť a vidieť, aké zmeny v dokumente boli urobené inými osobami a následne sa rozhodne, ktoré zmeny akceptuje a ktoré nie. Inak sa do dokumentu môžu dostať veci, ktoré tam nemajú byť. Filozofia práce je v teda v tom, že každý, kto mení danú verziu dokumentu si zapne tzv. sledovanie zmien.

Zapnutie a vypnutie sledovania zmien
- Pod Revízia je skupina Sledovanie.
- Klikneme na nástroj Sledovať zmeny a následne ešte raz na položku Sledovať zmeny (klávesová skratka je Ctrl + Shift + E).
- Začínajú sa sledovať zmeny.
- To spoznáme tak, že začneme písať a zmeny sú vyznačené značkou na začiatku riadku a prípadne aj farebne odlíšené - ak si v skupine namiesto Jednoduché označenie revízie vyberieme Všetky revízie. 
- Ak chceme ukonči sledovanie zmien, opätovne klikneme na nástroj Sledovať zmeny a následne ešte raz na položku Sledovať zmeny (klávesová skratka je Ctrl + Shift + E).
- Že sa už zmeny nesledujú spoznáme tak, že pri písaní textu sa už nič neodlišuje a nevyznačuje.

Tabla revízií
- Ak chceme mať prehľad o všetkých revíziách v dokumente, klikneme na nástroj Tabla revízií.  Klikneme na spôsob miesto zobrazovania revízií - odporúčané je Tabla revízií zvisle. 
- Naľavo od dokumentu sa zobrazí pás s revíziami. Klikneme na niektorú z revízií a kurzor sa nastaví na miesto revízie. 
- Ak chceme tablu revízií zrušiť, opätovne klikneme na nástroj Tabla revízií.

Vyhodnocovanie zmien dokumente
Zmeny v dokumente sú vyznačené, je čas ich vyhodnotiť. Zmenu môžeme buď akceptovať, alebo odmietnuť. Ako na to?
- Nastavíme sa na začiatok dokumentu.
- Pod kartou revízia vedľa sledovania zmien je skupina Zmeny.
- Klikneme na nástroj Ďalšia a premiestnime sa na ďalšiu (teda prvú zmenu v dokumente).
- V skupine nástrojov je nástroj Prijať alebo Odmietnuť.

Prijať zmenu
- Ak sa rozhodneme zmenu prijať klikneme na nástroj Prijať a v okne si vyberieme, či len prijať zmenu, alebo Prijať a prejsť na nasledujúcu. Ak si zvolíme túto druhú možnosť, ďalej keď klikáme na nástroj Prijať,  prejdeme po prijatí na nasledujúcu zmenu.
-  V ponuke máme možnosť Prijať všetky zmeny - tú volíme zriedkavo, ak je vážny dôvod všetko prijať.

Odmietnuť zmenu
- Ak sa rozhodneme zmenu odmietnuť klikneme na nástroj Odmietnuť  a v okne si vyberieme, či len odmietnuť zmenu, alebo Odmietnuť a prejsť na nasledujúcu. Ak si zvolíme túto druhú možnosť, ďalej keď klikáme na nástroj Odmietnuť,  prejdeme po odmietnutí na nasledujúcu zmenu.
-  V ponuke máme možnosť Odmietnuť všetky zmeny - tú volíme zriedkavo, ak je vážny dôvod všetko odmietnuť.

Vysoká

Ideálny prípad je, ak danú verziu dokumentu upravuje v danom okamihu len jedna osoba. Prečo? Ak to robí viac osôb, môžu súčasne upravovať to isté miesto rôznymi spôsobmi a vzniká rozpor, ktorú úpravu následne akceptovať.