Popis
Bezpečnosť dokumentov sa týka najmä troch bezpečnostných vlastností: dôvernosť, dostupnosť a integrita.
Zabezpečenie dôvernosti
znamená, že k dokumentu sa dostanú len oprávnené osoby a sú učinené opatrenia, aby sa iné osoby k nim nedostali (napr. hackeri).
Prostriedky na zabezpečenie dôvernosti sú technické - napr. šifrová ochrana informácií, systém pre riadenie prístupu k dokumentom (tzv. DRM systém), priama ochrana informácií v MS Word, heslo na prístup k počítaču a šetrič obrazovky. Ďalej sú to prostriedky organizačné - napr. aby neoprávnené osoby nevstupovali do pracovných priestorov, pravidlá pre distribúciu dokumentov, obmedzené ukladanie dokumentov na USB, pravidlá tlače, disciplína samotného používateľa.
Zabezpečenie dostupnosti
znamená, že k dokumentu sa možno dostať vždy, keď je to vyžadované. Je viacero opatrení, ktoré zabezpečenie dôvernosti podporujú. Prvým je pravidelné zálohovanie - to môže byť centrálne alebo si ho robí aj sám používateľ (na pevný disk, USB). Ďalším je zálohovanie na vzdialené úložisko (cloud). To rieši situáciu, keď vypadne prúd, počítačová sieť, pokazí sa počítač. Patrí tu aj spôsob práce používateľa - aby si omylom nevymazal súbor.
Zabezpečenie integrity
znamená, že zmeny v dokumente môžu robiť len autorizované osoby v autorizovanom rozsahu a že je možné overiť, či k neautorizovaným zmenám nedošlo. Technickým prostriedkom pre zabezpečenie integrity je DRM systém. Bežným nástrojom je transformácia .doc formátu dokumentu do .pdf formátu, v ktorom nemožno robiť zmeny.
V prípade práce viacerých osôb na dokumente je dôležité správne označovanie verzií a vyznačovanie zmien v dokumente prostredníctvom revízií.
