1. Každý správce a jeho případný zástupce vede
záznamy o činnostech zpracování, za něž odpovídá. Tyto záznamy obsahují
všechny tyto informace:
a) jméno a kontaktní údaje správce a případného společného správce, zástupce správce a pověřence pro ochranu osobních údajů;
b) účely zpracování;
c) popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů;
d) kategorie příjemců, kterým byly nebo
budou osobní údaje zpřístupněny, včetně příjemců ve třetích zemích nebo
mezinárodních organizacích;
e) informace o případném předání osobních
údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, včetně identifikace
této třetí země či mezinárodní organizace, a v případě předání podle čl.
49 odst. 1 druhého pododstavce doložení vhodných záruk;
f) je-li to možné, plánované lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií údajů;
g) je-li to možné, obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření uvedených v čl. 32 odst. 1.
2. Každý zpracovatel a jeho případný zástupce
vede záznamy o všech kategoriích činností zpracování prováděných pro
správce, jež obsahují:
a) jméno a kontaktní údaje zpracovatele
nebo zpracovatelů a každého správce, pro něhož zpracovatel jedná,
a případného zástupce správce nebo zpracovatele a pověřence pro ochranu
osobních údajů;
b) kategorie zpracování prováděného pro každého ze správců;
c) informace o případném předání osobních
údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, včetně identifikace
této třetí země či mezinárodní organizace, a v případě předání podle čl.
49 odst. 1 druhého pododstavce doložení vhodných záruk;
d) je-li to možné, obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření uvedených v čl. 32 odst. 1.
3. Záznamy podle odstavců 1 a 2 se vyhotovují písemně, v to počítaje i elektronickou formu.
4. Správce, zpracovatel nebo případný zástupce správce nebo zpracovatele poskytne záznamy na požádání dozorového úřadu.
5. Povinnosti uvedené v odstavcích 1 a 2 se
nepoužijí pro podnik nebo organizaci zaměstnávající méně než 250 osob,
ledaže zpracování, které provádí, pravděpodobně představuje riziko pro
práva a svobody subjektů údajů, zpracování není příležitostné, nebo
zahrnuje zpracování zvláštních kategorií údajů uvedených v čl. 9 odst. 1
nebo osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech
a trestných činů uvedených v článku 10.
