Dokumentmi pre potreby tohto materiálu sa rozumejú primárne elektronické správy, ktoré nie sú vo svojej celej štruktúrovanej podobe zapisované do evidencií a registrov (to je nie sú to štruktúrované správy, ktorých jednotlivé atribúty sa zapisujú ako položky do databáz).

Typickými dokumentmi sú podania, rozhodnutia a podobne. Väčšina dokumentov spadá pod správne konanie, sú však dokumenty, ktoré spadajú aj pod iné spôsoby spracovania. Spravidla sa dokumenty na strane inštitúcie verejnej správy evidujú v registratúrach, ktoré o nich vedú základné údaje a zaraďujú podľa vecnej a agendovej príslušnosti do spisov.

Napriek tomu, že legislatíva týkajúca sa registratúr a vedenia a archivácie spisov je dobre spracovaná, metadáta o jednotlivých dokumentoch nie sú navzájom kompatibilné z dôvodu rôznorodosti výrobcov elektronických systémov pre vedenie registratúr a spisovej služby.

Navyše ešte stále (najmä v prípade menších inštitúcií) je vykonávaná registratúrna činnosť výlučne v papierovej podobe alebo v takzvanej hybridnej podobe (časť v papierovej a časť v elektronickej podobe).

Rozhodnutia vo verejnej správe
Je potrebné, aby vznikli centrálne štandardy pre dátové prvky (metadáta) dokumentov a povinnosť viesť spisy výlučne v elektronickej podobe.

V budúcnosti to uľahčí a zrýchli postupovanie dokumentov, zjednoduší vedenie odosielateľov a adresátov formou identifikátorov a podobne. Často sú úradné dokumenty vydávané jednou inštitúciou používané ako vstup pre podania pre iné inštitúcie.

V zmysle princípu „jedenkrát a dosť“ je potrebné zaviesť centrálnu evidenciu vydávaných úradných dokumentov tak, aby podávajúci nemusel prikladať k podaniu samotný úradný dokument ale aby si tento dokument dohľadal.

Je potrebné navrhnúť jednotný a efektívny spôsob vzájomného zdieľania elektronických úradných dokumentov. Tento prístup má byť postavený na čo najširšom využití existujúcich komponentov a princípov zdieľania údajov verejnej správy.

Rozhodnutia v našom kontexte predstavujú špecifické dokumenty, ktoré vyjadrujú výsledok konaní orgánov verejnej moci.

Spomedzi dokumentov by práve rozhodnutia mali byť ako prvé strojovo spracovateľné (100 percent na úrovni metadát, 60 percent na úrovni rozhodnutí ako celku).

Funkčný mechanizmus pre zdieľanie rozhodnutí by mal:
− uchovávať metadáta o rozhodnutiach,
− zaviesť princíp a štandardy zdieľania a referencovania elektronických spisov a ich jednotlivých položiek.

Vysoká